Heb je een eigen bedrijf? Zo regel je het beste de telefonie

Als ondernemer is goede bereikbaarheid ontzettend belangrijk. Klanten, leveranciers en zakenpartners willen contact met je kunnen opnemen zonder gedoe. Een goed georganiseerde telefonieoplossing draagt bij aan je professionaliteit en maakt het ook makkelijker om je tijd efficiënt in te delen. Hieronder vind je vier praktische tips om de telefonie voor jouw bedrijf perfect te regelen.

Kies voor een zakelijk telefoonnummer

Het gebruik van een zakelijk telefoonnummer, zoals een 085- of 088-nummer, zorgt direct voor een professionele uitstraling. In tegenstelling tot een mobiel nummer, zijn deze nummers speciaal voor bedrijven of ondernemers. 085- en 088 nummers geven een landelijke dekking. Dit is vooral handig als je klanten door heel Nederland bedient. Een 085 nummer aanvragen is relatief eenvoudig en biedt flexibiliteit. Je kunt zo’n nummer koppelen aan je vaste of mobiele telefoon. Het biedt mogelijkheden zoals doorschakelen of een keuzemenu. Voor grotere bedrijven of organisaties die meerdere afdelingen hebben, kan een 088 nummer aanvragen een betere keuze zijn. Hierbij kun je een reeks nummers aanvragen. Zo kan iedere afdeling of medewerker een eigen telefoonnummer krijgen. 

Gebruik slimme tools om je bereikbaarheid te organiseren

Een belangrijke uitdaging als ondernemer is het beheren van je tijd. Het is niet altijd mogelijk om elk telefoontje meteen te beantwoorden, maar dat betekent niet dat je onbereikbaar moet zijn. Met slimme tools en functies kun je je bereikbaarheid beter organiseren. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een voicemail met duidelijke instructies op je zakelijk nummer. Zo weten klanten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Je kunt ook alternatieve contactopties aanbieden, zoals e-mail of een contactformulier op je website. Daarnaast kun je gesprekken doorsturen naar een andere afdeling of collega binnen je bedrijf. Dit voorkomt dat je zelf onnodig veel telefoontjes moet aannemen. Je kunt ook gebruik maken van virtuele assistenten of chatbots. Geautomatiseerde systemen kunnen klanten dan direct helpen bij eenvoudige vragen. 

Denk na over je bereikbaarheidsstrategie

De manier waarop je je telefoonsysteem gebruikt, is erg van belang. Als ondernemer wil je een balans vinden tussen optimale bereikbaarheid en het bewaken van je eigen tijd. Stel daarom een bereikbaarheidsschema op dat werkt voor jouw bedrijf. Geef duidelijk aan wanneer klanten je kunnen bereiken, dus bijvoorbeeld alleen binnen werktijden. Dit kun je bijvoorbeeld vermelden in je voicemail of op je website. Overweeg gesprekken buiten werktijden door te schakelen naar een collega, externe helpdesk of een voicemail. Met een zakelijk telefoonnummer kan je gemakkelijk het telefoontje doorsturen naar een andere afdeling of medewerker. Een zakelijk telefoonnummer aanvragen kan dus erg handig zijn voor je bedrijf. Plan tot slot momenten in waarop je niet gestoord wilt worden door telefoontjes, zodat je geconcentreerd kunt werken aan belangrijke taken.